Uma pesquisa realizada por um professor de ciência organizacional e gestão da Universidade da Carolina do Norte, nos Estados Unidos, aponta que a redução de reuniões desnecessárias poderia levar a uma economia de cerca de US$ 2,5 milhões por ano, em empresas de 100 funcionários e, cerca de US$ 100 milhões por ano, em empresas de 5 mil funcionários.
Na visão de Tathiane Deândhela, mestre em Liderança pela Universidade de Atlanta, muitas reuniões desnecessárias tendem a minar a produtividade das equipes.
“Quando falamos de reuniões no trabalho, temos que pensar: essa reunião realmente é necessária? Quando a resposta é não, então cinco minutos já é um grande desperdício de tempo. Por outro lado, se a pauta for crítica, talvez uma reunião de quatro horas pode representar pouco tempo para resolver as demandas. Em geral, as reuniões são necessárias para alinhamento e acompanhamento junto aos colaboradores. Já para tirar dúvidas rápidas, designar tarefas ou reforçar informações gerais podem ser realizadas por e-mail”, explica Tathiane.
A especialista disse que, para se obter o máximo de resultados com as reuniões, o ideal é já chegar com uma pauta definida, tratando de assuntos estratégicos. “Também é importante ter clareza de quem são as pessoas certas para estar ali, e definir um tempo máximo de duração. Afinal, o objetivo de uma reunião é encontrar a solução ideal levantada na pauta. Quando se tem esse compromisso, as reuniões têm o poder de elevar a produtividade de todo o time”.
Além destes pontos, o comprometimento dos colaboradores é um aspecto primordial quando o assunto é produtividade, conforme ressaltou Marcel Scalcko, treinador comportamental há mais de 25 anos.
Scalcko explica que, ara manter a produtividade, é necessário observar quando uma reunião vai resolver determinado assunto ou quando um treinamento vai ser necessário. De maneira geral, reuniões são para comunicação, em especial para ouvir os colaboradores, e não tomada de decisões. Portanto, se os objetivos são além desses, o que funciona são os treinamentos, que têm o intuito de ensinar e capacitar.
“Minha experiência como executivo e como consultor na área corporativa, eu já observei empresa que fazem reuniões para marcar outras reuniões. Essa sensação de que se fazem várias reuniões, e não se sai do lugar, afetam o nível de comprometimento dos funcionários. Muitas vezes a reunião é um subterfúgio para a dificuldade de a liderança atuar no diálogo individual com o colaborador. Ou seja, reúne-se vários funcionários para uma reunião, e aí jogam-se palavras ao vento, para pontuar assuntos que deveriam ser tratados de maneira individual com o colaborador que necessita de um acompanhamento. Além disso, muitos confundem o que deveria ser tratado em um treinamento, e o que realmente é para ser tratado em uma reunião”, relatou Marcel.
Dados do estudo da Universidade da Carolina do Norte
O levantamento analisou quanto tempo 632 funcionários de 20 diferentes setores gastaram com reuniões e como eles respondem aos convites.
Os funcionários passam, em média, 18 horas por semana em reuniões. Apesar de desejar recusar cerca de 31% dos convites para participar dessas reuniões, os funcionários só recusam 14% deles – 83% dos convites são aceitos.
Mas, os trabalhadores que participam de reuniões consideradas desnecessárias também afirmam se sentir “irritados” e “frustrados”.
Outra pesquisa, feita pela Asana, plataforma de gerenciamento de trabalho remoto, confirma que o acúmulo de reuniões é uma realidade no trabalho remoto. Segundo este estudo, trabalhadores perdem, em média, três horas por semana em reuniões desnecessárias. Os resultados foram baseados no estudo que entrevistou 10.624 trabalhadores da Austrália, França, Alemanha, Japão, Singapura, Reino Unido e EUA.
“Na pandemia, tivemos a experiência de um fluxo grande de reuniões. Em especial, porque muitos ainda não estavam adaptados a modalidade remota. Agora, com a realidade do trabalho híbrido, algumas reuniões que antes eram remotas, voltaram a ser presenciais.”, afirma Deândhela.
Visando ajudar líderes de equipes nessa escolha de reunião x e-mail, Tathiane Deândhela e Marcel Scalcko separaram três dicas importantes que devem ser levadas em conta no que diz respeito a reuniões e produtividade:
1. Pauta e tempo são importantes, no presencial e no remoto
Scalcko orienta que, se uma reunião for muito longa, é importante definir uma pequena pausa a cada duas horas, mais ou menos, para que a equipe possa ir ao banheiro, encher a garrafa de água, se alongar, etc.
“O tempo das reuniões pode variar, mas de maneira geral, reuniões de alinhamento com a equipe devem durar entre cinco e 15 minutos, no máximo. Já as reuniões de definição de metas, podem durar cerca de meia hora”, disse o especialista.
2. Ter clareza do que vai ser tratado na reunião
Tathiane Deândhela explica que o ideal é não sair das propostas pautadas pela reunião, pois isso faz com que as equipes se distraiam da proposta inicial, “que é apresentar os números, e passam a buscar soluções para possíveis desafios identificados nos relatórios.”
“A melhor abordagem, neste caso, é anotar os pontos críticos levantados durante a reunião de relatório e, num outro momento, realizar uma reunião de brainstorming para propor soluções”, acrescenta.
3. O gestor/líder precisa deixar claro sobre a obrigatoriedade, ou não, da participação dos colaboradores na reunião
Por fim, Tatiane destaca que, por parte dos líderes, falta uma posição se os colaboradores podem ou não declinar do convite para essas reuniões.
“Muitos funcionários, nessa pesquisa, relataram que têm medo de declinar da participação nas reuniões e serem punidos pela empresa. E por parte dos líderes, segundo os funcionários, falta uma posição se os colaboradores podem ou não declinar do convite para essas reuniões. Então é preciso ter clareza sobre como o colaborador pode contribuir para o desenvolvimento daquela reunião. Caso o trabalhador perceba que ele não terá contribuições relevantes para a reunião, ele pode e deve questionar seu supervisor sobre os motivos pelos quais sua participação seria necessária naquele momento. Este alinhamento prévio deixa evidente, tanto para o colaborador quanto para o líder, quão produtivo será a participação daquele colaborador naquela reunião específica”, finalizou a especialista.
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